Tietosuojaseloste

Asiakastietoja koskeva tietosuojaseloste

IISY Oy:n asiakkaiden, asiakkaiden ja mahdollisten asiakkaiden edustajien sekä yhteistyökumppanien ja yhteistyökumppanien edustajien henkilötietojen käsittely

KUKA KÄSITTELEE TIETOJASI?

IISY Oy (y-tunnus: 2855140-2)
Osoite: Karaportti 5, 02610 Espoo

KENEEN VOIT OLLA YHTEYDESSÄ TIETOSUOJAAN LIITTYVISSÄ KYSYMYKSISSÄ?

Mikäli sinulla on tietosuojaan liittyviä kysymyksiä tai haluat käyttää oikeuksiasi, voit olla yhteydessä:

Antti-Jaakko Alanko
antti-jaakko.alanko@iisy.fi
Puh: +358 406 404 667

MITÄ HENKILÖTIETOJA KÄSITTELEMME?

Jos olet asiakkaamme, asiakkaamme tai mahdollisen asiakkaamme edustaja, yhteistyökumppani tai yhteistyökumppanimme edustaja, käsittelemme sinusta seuraavia tietoja:

• Etu- ja sukunimi
• Sähköpostiosoite
• Postiosoite
• Puhelinnumero
• Työnantajayritys / -organisaatio
• Asema yrityksessä tai organisaatiossa/työtehtävä
• Viestintä kanssasi
• Tiedot tapaamisistamme

Jos olet asiakkaamme tai asiakkaamme tai mahdollisen asiakkaamme edustaja, käsittelemme sinusta myös seuraavia tietoja:

• Tiedot tilaisuuksiimme osallistumisesta
• Antamasi markkinointisuostumukset ja –kiellot
• Tiedot asiakaskirje- ja blogitilauksista
• Yhteydenottolomakkeella tai muuten meille antamasi tiedot

Jos sinulla on käyttöoikeus FREESICLOUD pilvipalveluumme, käsittelemme seuraavia tietoja:

• Sähköpostiosoite
• Salasana FREESICLOUD pilvipalveluun
• Lokitiedot palvelun käytöstä

Mikäli vierailet verkkosivustollamme (www.iisy.fi, www.iisycloud.fi), käsittelemme evästeiden avulla kerättävää tietoa muun muassa siitä, mistä vierailet verkkosivustollamme, millä sivustomme osilla vierailet ja mitä selainta käytät. Tarkempaa tietoa evästeiden käytöstä on saatavilla evästekäytännössämme .

MIHIN TARKOITUKSIIN JA MILLÄ PERUSTEELLA KÄSITTELEMME HENKILÖTIETOJASI?

Käsittelemme henkilötietojasi asiakassuhteesi tai edustamasi yrityksen ja meidän välisen asiakassuhteen hoitamiseen ja hallinnointiin. Käsittelemme henkilötietojasi myös liiketoimintamme ja palveluidemme analysointiin, suunnitteluun ja kehittämiseen.

Käsittelemme henkilötietojasi myös markkinoinnin suunnitteluun, kohdentamiseen, lähettämiseen, kehittämiseen ja toteuttamiseen sekä asiakastilaisuuksien järjestämiseen.

Mikäli olet yhteistyökumppanimme tai yhteistyökumppanimme edustaja, käsittelemme tietojasi yhteistyön toteuttamiseksi.

Henkilötietojen käsittelyperustuu sopimussuhteeseen tai sopimuksen valmisteluun taikkasopimussuhteeseen tai mahdolliseen sopimussuhteeseen perustuvaan oikeutettuun etuumme. Blogin tai sähköisen suoramarkkinoinnin lähettäminen saattaa perustua antamaasi suostumukseen.

MISTÄ SAAMME HENKILÖTIETOSI?

Keräämme henkilötietojasi ensisijaisesti sinulta itseltäsi. Voimme saada tietojasi myösedustamaltasi yritykseltä, yhteistyökumppaniltamme tai asiakkaaltamme.

Jos olet asiakkaamme tai mahdollisen asiakkaamme edustaja, olemme voineet saada tietosi myös internetsivuilta, muista julkisista lähteistä tai kaupalliselta toimijalta, joka tarjoaa tietoa yrityksistä ja heidän edustajiltaan.

KENELLE LUOVUTAMME HENKILÖTIETOJASI?

Emme luovuta henkilötietojasi ulkopuolisille, paitsi Suomen lainsäädännön tai viranomaisten niin edellyttäessä.

Voimme hyödyntää henkilötietojen käsittelyssä seuraavia palveluntarjoajia, jotka käsittelevät henkilötietojasi meidän lukuumme:

• IT-järjestelmätoimittajat ja muut IT-palveluiden toimittajat,
• laskutuspalvelujen tarjoajat,
• viestintäpalveluiden tarjoajat,
• verkkosivustojen ylläpidon palveluntarjoajat ja
• markkinointipalveluiden tarjoajat.

YHTEISREKISTERINPITÄJÄT

Olemme Facebook Irelandin kanssa yhteisrekisterinpitäjiä yhteisösivujemme osalta. Olemme tehneet Facebook Irelandin kanssa Rekisterinpitäjiä koskevan Lisäyksen (https://www.facebook.com/legal/controller_addendum ) määrittääksenne tietosuoja-asetuksen mukaisten velvoitteiden noudattamista koskevat vastuumme yhteiskäsittelyyn liittyen. Olemme sopineet, että annamme sinulle tässä kohdassa annetut tiedot sekä sopineet, että meidän ja Facebook Irelandin välillä Facebook Ireland on velvollinen mahdollistamaan tietosuoja-asetuksen 15–20 artiklojen mukaisten oikeuksiesi toteuttamisen Facebook Irelandin säilyttämiin henkilötietoihisi liittyen. Facebook Irelandin ja facebookIrelandin tietosuojavastaavan yhteystiedot ovat saatavilla Facebook Irelandin tietokäytännöstä osoitteessa https://www.facebook.com/about/privacy. Kun tulet Facebook -yhteisösivullemme verkkosivuillamme olevan Facebook -linkin kautta tai vierailet, tykkäät tai kommentoit Facebook –sivullamme/Instagram -tilillämme tai seuraat Instagram -tiliämme, käsittelemme tietojasi yhdessä kerätäksemme kävijätietoja. Tätä kävijätietoa kerätään markkinointitarkoituksiin ja kehittääksemme Facebook/Instagram –sivujamme ja palveluitamme. Lisätietoja Facebook Irelandin henkilötietojen käsittelystä mukaan lukien oikeusperusteesta, johon Facebook Ireland nojaa, ja tavoista käyttää oikeuksiasi Facebook Irelandia vastaan voit lukea Facebook Irelandin tietokäytännöstä osoitteessa https://www.facebook.com/about/privacy.

Olemme LinkedIn Irelandin kanssa yhteisrekisterinpitäjiä LinkedIn sivumme osalta. Olemme tehneet LinkedIn Irelandin kanssa Page Insight yhteisrekisterinpitäjä -lisäsopimuksen (https://legal.linkedin.com/pages-joint-controller-addendum ) määrittääksenne tietosuoja-asetuksen mukaisten velvoitteiden noudattamista koskevat vastuumme yhteiskäsittelyymme liittyen. Olemme sopineet, että meidän ja LinkedIn Irelandin välillä LinkedIn Ireland on velvollinen mahdollistamaan tietosuoja-asetuksen mukaisten oikeuksiesi toteuttamisen LinkedIn säilyttämiin henkilötietoihisi liittyen. LinkedIn Irelandin ja heidän tietosuojavastaavansa yhteystiedot sekä tiedot LinkedIn Irelandin henkilötietojen käsittelystä mukaan lukien keinoista käyttää oikeuksiasi LinkedIn Irelandia kohtaan ovat saatavilla LinkedIn Irelandin tietosuojakäytännöstä osoitteessa https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy . Kun vierailet, tykkäät tai kommentoit LinkedIn –sivullamme, käsittelemme tietojasi yhdessä kerätäksemme kävijätietoja. Tätä kävijätietoa kerätään markkinointitarkoituksiin ja kehittääksemme LinkedIn –sivuamme ja palveluitamme.

SIIRRÄMMEKÖ HENKILÖTIETOJASI KOLMANTEEN MAAHAN?

Käytämme markkinoinnissa ja asiakkuussuhteen hallinnoinnissa työkaluja, joissa tietojasi säilytetään USA:ssa sijaitsevilla palvelimilla. Tietoja ei muuten siirretä EU-/ETA-alueen ulkopuolelle. Tietosiirrot toteutetaan Euroopan komission hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita käyttäen.

KUINKA KAUAN SÄILYTÄMME HENKILÖTIETOJASI?

Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin se on tarpeen henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten kannalta tai lakisääteisten velvollisuuksiemme noudattamiseksi.Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti ja poistamme tai anonymisoimmetiedot, kun ne eivät ole enää tarpeellisia siihen tarkoitukseen, jota varten olemme ne keränneet.

Mikäli olet tilannut blogimme tai antanut suostumuksen sähköiseen suoramarkkinointiin, lähetämme blogin tai sähköistä suoramarkkinointiakunnes pyydät meitä lopettamaan lähetyksen.

TALLENNETTAVAT TIEDOT JA EVÄSTEIDEN KÄYTTÖTARKOITUKSET

Me (IISY Oy, Y-tunnus: 2855140-2, osoite: Karaportti 5, 02610 Espoo)käytämme verkkosivustollamme www.iisy.fi tai www.iisycloud.fi evästeitä ja muita vastaavia tekniikoita. Eväste on pieni tekstitiedosto, joka voidaan asettaa päätelaitteellesi, kun vierailet verkkosivustolla.

Keräämme evästeiden avulla tietoja käyttämistäsi päätelaitteista ja käyttäytymisestäsi verkkosivustollamme, kuten tietoja siitä, miltä sivulta olet saapunut verkkosivustollemme, mikä on IP-osoitteesi, mitä selainta ja selainversiota käytät ja milloin ja mitä verkkosivustomme osiota olet selannut. Käytämme näitä tietoja sivuston toiminnan mahdollistamiseen (esim. yhteydenottolomakkeen lähetys), sivuston analysointiin (esimerkiksi kävijäseuranta ja sivuston kehittäminen) sekä mainonnan kohdentamiseen ja optimoimiseen.

MITEN VOIT VAIKUTTAA EVÄSTEIDEN KÄYTTÖÖN

Tullessasi sivustollemme sivuston alalaidassa on valintapalkki, jolla voit antaa suostumuksesi evästeiden käyttöön tai kieltää evästeiden käytön.

Voit koska tahansa estää evästeiden käytönmyös muuttamalla selaimesi asetuksia. Voit halutessasi myös poistaa aiemmin tallentuneet evästeet.

KOLMANNET OSAPUOLET

Verkkosivustollamme on omien evästeidenne lisäksi kolmansien osapuolten, kuten sosiaalisen median palveluiden, analytiikkapalveluiden tarjoajien ja mainosteknologian tarjoajien, evästeitä.

Käytämme Leadoon käyttäjänseurantaa seurataksemme miten käyttäjämme liikkuvat nettisivuillamme ja yhdistämme tämän datan käyttäjän tietoihin joita kerätään esim. chat-interaktioiden kautta. Leadoo käyttää etag-seurantaa, joka eroaa keksipohjaisesta seurannasta, yhdistäen useamman käyttäjäistunnon tiedot yhteen. Tarkista Leadoo Marketing Technologies Oyn tietosuojakäytäntö (https://leadoo.com/privacy-policy/) tietääksesi enemmän siitä, mitä järjestelmässä seurataan. GDPR-mielessä me toimimme kontrollerina ja Leadoo datan prosessorina. Mikäli et halua, että sinua seurataan, voit tyhjentää selaimesi välimuistin. Lisätietoja siitä miten Leadoo toimii: https://leadoo.com/privacy-policy-processor/

Osa kolmansista osapuolista käsittelee evästetietoja omiin tarkoituksiinsa rekisterinpitäjinä (esim. sosiaalisen median palvelut ja Google). Tällöin evästeisiin soveltuvat kolmannen osapuolen omat ehdot. Esim. Googlen tietosuojakäytäntö on saatavilla: https://policies.google.com/privacy?hl=fi.

EVÄSTEIDEN TOIMINTA-AJAT

Osa käyttämistämme evästeistä on istuntokohtaisia, jolloin evästetiedot häviävät, kun selain suljetaan. Osa käyttämistämme evästeistä on pysyviä, jolloin tiedot säilyvät myös selaimen sulkemisen jälkeen. Pysyvät evästeet säilyvät pääsääntöisesti 1 – 24 kuukautta.

MITÄ OIKEUKSIA SINULLA ON?

Oikeuksiesi käyttämiseksi voit olla yhteydessä antti-jaakko.alanko@iisy.fi.

Oikeus saada pääsy tietoihin

Sinulla on oikeus saada meiltä vahvistus siitä, käsittelemmekö me sinua koskevia henkilötietoja. Sinulla on lisäksi oikeus saada pääsy itseäsi koskeviin henkilötietoihin sekä tietosuoja-asetuksen mukaiset tiedot henkilötietojesi käsittelystä.

Kun käytät oikeuttasi saada pääsy tietoihin, toimitamme sinulle jäljennöksen käsittelemistämme henkilötiedoistasi. Jos pyydät useampia jäljennöksiä, voimme periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Sinulla on oikeus pyytää meitä oikaisemaan epätarkat ja virheelliset tiedot ilman aiheetonta viivytystä. Sinulla on lisäksi oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä toimittamalla meille lisäselvitystä.

Oikeus tietojen poistamiseen

Sinulla on oikeus saada meidät poistamaan sinua koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, jos:

• henkilötietojasi ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
• peruutat suostumuksen, johon käsittely on perustunuteikä kyseisten tietojen käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
• vastustathenkilötietojesikäsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteellaeikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä tai vastustathenkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin;
• olemme käsitelleet henkilötietoja lainvastaisesti; tai
• henkilötiedot on poistettava meihin sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Sinulla on oikeus siihen, että rajoitamme henkilötietojesi käsittelyä siten, että henkilötietojasi saa säilyttämisen lisäksi käsitellä ainoastaan suostumuksellasi tai oikeudellisen vaateen esittämiseksi, laatimiseksi tai puolustamiseksi taikka toisen henkilön oikeuksien suojaamiseksi, jos:

• kiistät henkilötietojesi paikkansapitävyyden, jolloin rajoitamme käsittelyä tietojen paikkansapitävyyden varmistamisen ajaksi;
• käsittelemme henkilötietojasi lainvastaisesti, ja vastustat henkilötietojen poistamista ja vaadit sen sijaan henkilötietojesi käytön rajoittamista;
• emme tarvitse enää henkilötietojasi käsittelyn tarkoituksiin, mutta sinä tarvitset niitä oikeudellisen vaateen esittämiseksi, laatimiseksi tai puolustamiseksi; tai
• olet vastustanut henkilötietojesi käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella ja odotat sen toteamista, syrjäyttävätkö oikeutetut perusteemme vastustamisesi perusteet.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Sinulla on oikeus saada meille toimittamasi henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, jos:

• suoritamme käsittelyä automaattisesti; ja
• käsittely perustuu joko suostumukseesi tai se on tarpeen meidän välisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi taikka sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi pyynnöstäsi.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen rajoittuu menettelyyn, joka ei vaikuta haitallisesti muiden oikeuksiin tai vapauksiin.

Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä

Sinulla on oikeus vastustaa oikeutetun etumme perusteella suorittamaamme henkilötietojen käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella.

Lisäksi sinulla on aina oikeus kieltää henkilötietojesi käsittely suoramarkkinointia varten ja peruuttaa blogimme tilaus. Sähköisen suoramarkkinoinnin, asiakaskirjeen ja blogin lähettämisen voit estää klikkaamalla viesteissä olevaa linkkiä ”Peruuta tilaus”.

OIKEUS PERUUTTAA SUOSTUMUS

Sinulla on oikeus peruuttaa milloin tahansa antamasi suostumus henkilötietojesi käsittelyyn. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksesi perusteella ennen sen peruuttamista suorittamamme käsittelyn lainmukaisuuteen.

OIKEUS TEHDÄ VALITUS VALVONTAVIRANOMAISELLE

Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos katsot, että henkilötietojen käsittelyssä on loukattu tietosuoja-asetukseen perustuvia oikeuksiasi. Suomessa valvova viranomainen on tietosuojavaltuutettu (www.tietosuoja.fi ).

KUINKA VARMISTAMME TIETOTURVAN HENKILÖTIETOJESI KÄSITTELYSSÄ?

Henkilötietosi on suojattu tietoturvallisuudesta huolehtien lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Henkilötietojasi sisältävien järjestelmien käyttö on suojattu käyttäjäkohtaisin tunnuksin, salasanoin ja käyttöoikeuksin.

Manuaalisesti ylläpitämämme aineistot sijaitsevat tiloissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty.

Ainoastaan niillä henkilöillä, joilla on tarve käsitellä henkilötietojasi työtehtäviensä hoitamiseksi, on pääsy käsittelemiimme henkilötietoihisi.